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          如何策劃一場(chǎng)會(huì )議?

          發(fā)布日期:2020-12-28

          一般來(lái)說(shuō),前四項屬于會(huì )議策劃工作宏觀(guān)層面的內容,后面幾項屬于微觀(guān)層面的內容。下面只介紹宏觀(guān)策劃內容,微觀(guān)策劃內容待后面相關(guān)任務(wù)環(huán)節進(jìn)行介紹。
          (1)確定會(huì )議的目標與主題。
          有關(guān)會(huì )議目標的內容上節已介紹。
          會(huì )議主題是會(huì )議目標的具體化。主題是文學(xué)作品的靈魂、統帥,開(kāi)會(huì )也是這樣。確定會(huì )議主題,使之有號召力、有時(shí)代感、引人注目,是會(huì )議策劃的一項重要內容。
          確定會(huì )議主題之后,還應考慮策劃出響亮的會(huì )議口號,以利公關(guān)宣傳,提高美譽(yù)度。2005年1月1日,北京奧組委面向社會(huì ),公開(kāi)征集第29屆奧運會(huì )主題口號。經(jīng)過(guò)認真研究,反復論證,最終形成了“One World,One Dream”(“同一個(gè)世界,同一個(gè)夢(mèng)想”)的主題口號,增強了北京奧運會(huì )的影響力和號召力。
          確定主題的方法和技巧是:
          1)圍繞會(huì )議目標確定會(huì )議主題,引起與會(huì )者的注意和共鳴。
          2)圍繞提高企業(yè)美譽(yù)度提煉主題。如某公司擬舉辦一次產(chǎn)品推廣會(huì ),后經(jīng)調研,決定將單純的推廣會(huì )改變?yōu)榧杲K答謝客戶(hù)、促銷(xiāo)推廣于一體的會(huì )議,并根據會(huì )議性質(zhì)確立了“濃情××冬日送暖”的會(huì )議主題。
          (2)確定會(huì )議的形式。
          會(huì )議已經(jīng)高度程式化,不論何種類(lèi)型的會(huì )議,基本都是將有關(guān)人員召集起來(lái),集中在某一場(chǎng)所進(jìn)行商議,在一定的時(shí)間內完成會(huì )議議題。這是會(huì )議的基本形式,但會(huì )議還有各種不同形式。采取何種會(huì )議形式,需要綜合考慮會(huì )議目標、與會(huì )人員、會(huì )議性質(zhì)等諸多因素。有關(guān)會(huì )議形式的內容參見(jiàn)“項目一”相關(guān)部分的介紹。
          (3)確定會(huì )議的規模。
          1)確定會(huì )議規模的原則。
          ①能少則少原則。避免與會(huì )議議題無(wú)關(guān)的人或對會(huì )議起消極作用的人與會(huì )。
          ②依法原則。某些會(huì )議(如代表大會(huì ))規定了依法享有參會(huì )權的人員。相關(guān)會(huì )議活動(dòng)必須遵守有關(guān)法律規定。
          2)會(huì )議規模的確定。
          ①需要互動(dòng)討論型的會(huì )議。
          這種會(huì )議需要經(jīng)過(guò)與會(huì )者之間深入的交流,所以與會(huì )者能否積極互動(dòng),是這種會(huì )議能否成功的關(guān)鍵。研究表明,當會(huì )議規模超過(guò)7人時(shí),每增加1人,互動(dòng)的頻率可能相應增加10倍以上。
          ②不需要互動(dòng)討論型的會(huì )議。
          有些會(huì )議并不需要與會(huì )者互動(dòng),如宣布事情、發(fā)布信息等,這樣的會(huì )議可以根據信息接收的對象范圍來(lái)確定規模,如果客觀(guān)條件如時(shí)間、地點(diǎn)等容許的話(huà),可以將會(huì )議規模擴大到所需要的程度。
          ③其他類(lèi)型的會(huì )議。
          法定性的會(huì )議,需要按照特定的法律、法規、組織章程或會(huì )議規則賦予與會(huì )者的權利,并以此作為統計會(huì )議人數的依據。沒(méi)有特殊情況或不經(jīng)過(guò)組織程序,任何人都不可以隨意剝奪法定與會(huì )人的與會(huì )權利。各種專(zhuān)題會(huì )議或工作會(huì )議的參加人數,由會(huì )議的組織者根據實(shí)際情況自行掌握,以嚴格控制為原則。對特邀代表、列席代表和其他來(lái)賓的限定,主要的原則是人員不可過(guò)多,避免喧賓奪主和使會(huì )議負擔過(guò)重。
          3)確定會(huì )議的規模必須綜合考慮的因素。
          ①效率。
          會(huì )議的規模直接制約會(huì )議的效率。一般來(lái)說(shuō),會(huì )議人數越少,會(huì )議所花的時(shí)間就越少,會(huì )議效率就越高;反之,會(huì )議效率就越低。
          ②成本。
          會(huì )議規模與會(huì )議成本呈正比關(guān)系:規模越大,會(huì )議成本越高。在確定會(huì )議規模時(shí),先要考慮能夠承受的會(huì )議成本,做到量力而行。
          除了考慮會(huì )議的顯性成本外,還要考慮隱性成本。會(huì )議的顯性成本是指投入會(huì )議的人力、物力、財力;而隱性成本是會(huì )議參加者的時(shí)間投入、機會(huì )成本支出等。
          ③效果。
          會(huì )議的規模與會(huì )議的效果密切相關(guān)。有的會(huì )議保密性較強,必須嚴格控制與會(huì )人數和會(huì )務(wù)人員,以防會(huì )議內容的擴散。有的會(huì )議要求造成聲勢,擴大影響,需要達到一定的規模才能產(chǎn)生效果。需要根據會(huì )議性質(zhì)、會(huì )議目標,因時(shí)制宜、因地制宜。
          ④場(chǎng)地。
          一般來(lái)說(shuō),規模決定場(chǎng)地;但場(chǎng)地對會(huì )議規模也會(huì )產(chǎn)生相應的限制。因此,決定會(huì )議規模之前應先考察場(chǎng)地條件。
          (4)確定與會(huì )人員。
          會(huì )議的成功需要多方面的要素,但最關(guān)鍵的還是參加會(huì )議的人。所以確定與會(huì )人員是會(huì )議組織與策劃工作中最重要的一環(huán),也是會(huì )議準備工作中難度最大的一環(huán)。很多會(huì )議主辦者為確定與會(huì )人員的名單而大傷腦筋,這在單位內部會(huì )議中尤其明顯。
          1)確定與會(huì )人員的標準。
          ①與會(huì )議議題有直接關(guān)聯(lián)的人員。
          直接關(guān)聯(lián)人員對議題最為熟悉,也最有發(fā)言權。這種人員到會(huì ),不但可以幫助其他與會(huì )者客觀(guān)詳盡地了解情況,而且會(huì )議的決議由于他們最直接的參與也比較容易達成。
          ②可以提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)或獨家信息的人員。
          他們能夠使討論更有效率地進(jìn)行。同時(shí),他們的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)和準確消息往往會(huì )對會(huì )議決策起到?jīng)Q定性的作用。
          ③對實(shí)現會(huì )議目標有潛在貢獻的人員。
          會(huì )議既然是以目標的實(shí)現為導向,因此在決定與會(huì )者人選時(shí)應優(yōu)先考慮的就是對實(shí)現會(huì )議目標有潛在貢獻的人。
          ④能夠因參與會(huì )議而獲得益處的人員。
          這類(lèi)人員在各類(lèi)商業(yè)性會(huì )議中尤顯重要。
          ⑤有利于會(huì )議組織者意愿表達的人員。
          對于會(huì )議組織者來(lái)說(shuō),重要的不僅是會(huì )議議題的討論和會(huì )議進(jìn)程的順利,還要使自己的意愿能夠在會(huì )議上得以充分表達。所以對于會(huì )議組織者意愿的表達所可能持有的態(tài)度,也會(huì )成為選擇與會(huì )者的參考標準。
          2)確定與會(huì )人員的注意事項。
          需要特別注意的是,與會(huì )者人數不宜太多。理由有三個(gè):
          ①會(huì )議的成本非常昂貴,因此沒(méi)有必要出席或列席的人士,盡量不要讓他們參加。
          ②在規定時(shí)間內,與會(huì )者人數越多,則每一位與會(huì )者的平均參與機會(huì )將隨之減少。
          ③與會(huì )人數的增加,將使溝通趨于困難。
          與會(huì )者的立場(chǎng)不同會(huì )對會(huì )議的進(jìn)程產(chǎn)生不同的影響。為了讓會(huì )議順利進(jìn)行,需要關(guān)注以下三類(lèi)人員:
          第一類(lèi),代表一個(gè)團體或群體的人。
          某些與會(huì )者代表了一個(gè)團體或群體的利益,如果拒絕這樣的人參與會(huì )議,可能會(huì )引起一個(gè)群體的不滿(mǎn)和憤怒。讓他們有一個(gè)適當的途徑來(lái)充分表達自己的意見(jiàn),是管理者應當采取的一種明智的措施。
          第二類(lèi),能夠對會(huì )議起到協(xié)調作用的人。
          協(xié)調者對會(huì )議來(lái)說(shuō)是非常必要的,他們可以防止會(huì )議因與會(huì )者之間的對立而夭折。一般來(lái)說(shuō),會(huì )議主持人或其他會(huì )議組織者應當扮演會(huì )議協(xié)調者的角色,但他們并不一定都能夠完全勝任,所以另外還需要其他與會(huì )者來(lái)大力發(fā)揮會(huì )議協(xié)調者的作用。這種人可能是人緣很好的人,可以在不同的與會(huì )者之間做“和事佬”;也可能是公認做事公平公正的人,在關(guān)鍵時(shí)刻的表態(tài)可以得到大家的一致認可。
          第三類(lèi),容易鬧事的人。
          對于這樣的人,原則上應盡量避免讓他們參與會(huì )議,因為他們很可能會(huì )使會(huì )議中途夭折。但有時(shí)候如果不讓他們參加會(huì )議,可能同樣會(huì )造成事態(tài)擴大。因此,要謹慎安排,例如讓更有權威的人士同時(shí)參加會(huì )議,充分利用權威人士來(lái)制約他們可能在會(huì )議上采取的行為,以此來(lái)盡量控制他們對會(huì )議的不良影響。
          當然,在這里需要注意的是,“必不可少”依然應是選擇與會(huì )者的第一條件。
          3.會(huì )議策劃方案的注意事項
          (1)突出特色。每次會(huì )議的要素之間都存在差異,“差異”是特色的突破點(diǎn)??梢钥紤]本次會(huì )議的要素之中,哪個(gè)比以前更好,哪個(gè)不如以前。努力使好的更好,就是特色,例如活動(dòng)更豐富,細節考慮更細心,禮儀更周到,等等。同時(shí),要盡量改善“不如以前”的要素。
          (2)突出重點(diǎn)。圍繞會(huì )議目標,圍繞主要任務(wù),圍繞重點(diǎn)議題進(jìn)行設計。會(huì )議策劃要主次分明,避免平均使用力量。
          (3)尊重慣例。會(huì )議不是個(gè)人行為,不能為了特色而脫離常規。例如,當主席臺背景天幕上需要插紅旗的時(shí)候,慣例是天幕的左右兩邊各插五面。這時(shí),就不能為了特色而插三面或者四面。

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