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          活動(dòng)策劃的時(shí)間規劃?

          發(fā)布日期:2020-12-28

          一、時(shí)間法則
          在活動(dòng)的組織管理過(guò)程中,首先會(huì )遇到的問(wèn)題常常是客戶(hù)究竟想在何時(shí)舉辦該項活動(dòng)方面的,因此,時(shí)間法則主要是指究竟有多少時(shí)間可供活動(dòng)的組織管理者進(jìn)行“配置”。如果沒(méi)有足夠的時(shí)間的話(huà),活動(dòng)組織管理者可能不得不放棄這次機會(huì ),否則很可能導致活動(dòng)不能達到預期的質(zhì)量要求或者組織的不夠專(zhuān)業(yè),而這又很可能會(huì )造成喪失更多未來(lái)的機會(huì )。能夠用于活動(dòng)規劃及最后的活動(dòng)操辦的時(shí)間的長(cháng)短、組織管理者“配置”這些時(shí)間的方式會(huì )影響到活動(dòng)的運行成本,有時(shí)甚至會(huì )影響到活動(dòng)的成敗。盡管進(jìn)行準確的時(shí)間預算可能需要依賴(lài)于大量的實(shí)踐積累,但是可以確定的是,時(shí)間預算應該包括活動(dòng)之前的客戶(hù)會(huì )議、地點(diǎn)考察、溝通以及合同準備等各個(gè)方面。同時(shí)應該考慮到在時(shí)間預算時(shí)必須考慮到意外情況發(fā)生的可能性。
          二、空間法則
          空間法則既包括將舉辦活動(dòng)的具體的空間位置,同時(shí)也包括適于活動(dòng)的諸多重大決定的時(shí)間間隔。時(shí)間與空間之間的關(guān)系貫穿活動(dòng)組織管理全過(guò)程,正確處理兩者之間的關(guān)系對于活動(dòng)的成功起著(zhù)非常重要的作用。而且活動(dòng)的舉辦地點(diǎn)一旦選定,活動(dòng)地點(diǎn)的位置以及該地點(diǎn)所提供的物質(zhì)方面資源將對活動(dòng)所需的額外時(shí)間投入產(chǎn)生顯著(zhù)影響。比如,如果活動(dòng)舉辦地點(diǎn)是一個(gè)具有歷史意義的、有永久性的裝飾的大廈,則花費在場(chǎng)地布置方面的時(shí)間顯然就不需太多,而如果活動(dòng)是在一個(gè)普通的飯店或會(huì )議中心或其他什么別的“徒有四壁”的地點(diǎn)舉辦的話(huà),為了給活動(dòng)創(chuàng )造一個(gè)合適的氛圍環(huán)境就不得不多投入相應的時(shí)間和資金。
          活動(dòng)地點(diǎn)的選擇還要考慮到參加活動(dòng)的目標市場(chǎng)的年齡結構以及類(lèi)型構成。還需要考慮入口、出口問(wèn)題,包括考慮車(chē)輛(圖3-1)、道具(包括動(dòng)物)、有殘疾的活動(dòng)參加者的出入問(wèn)題以及其他任何涉及活動(dòng)場(chǎng)地進(jìn)出的因素,考慮進(jìn)出所需要的時(shí)間以決定究竟需要有多少道出入口,考慮停車(chē)、公共交通以及其他包括出租車(chē)、私人豪華車(chē)、旅游車(chē)輛在內的交通工具所需的空間等許多方面的因素。
          第四節 執行計劃中的協(xié)同
          成為一名優(yōu)秀的活動(dòng)組織管理者的關(guān)鍵是什么?盡管可能不是惟一的因素,但是具有做出英明果斷的決定的能力是非常重要的。因為在這個(gè)活動(dòng)的協(xié)同過(guò)程中,需要組織管理者做出一系列的相關(guān)決定?;诮M織管理者自身職業(yè)訓練和經(jīng)驗的這些決定正確與否,將對整個(gè)活動(dòng)最后的結果產(chǎn)生極大的影響。在保持一種積極心態(tài)尋求應對挑戰的正確對策的同時(shí),運用一些重要的分析方法對所面臨的挑戰進(jìn)行分析同樣很重要。這包括:
          (1)搜集所有信息,并從多個(gè)角度分析問(wèn)題;
          (2)站在可能受到?jīng)Q策影響的人群的立場(chǎng),從正反兩方面審視決策;
          (3)考慮決策可能導致的財政方面的問(wèn)題;
          (4)考慮決策可能導致的道德及倫理方面的問(wèn)題;
          (5)果斷決策而不要瞻前顧后。
          活動(dòng)后的評估
          活動(dòng)的組織管理過(guò)程是一個(gè)循環(huán)的、螺旋式改進(jìn)的過(guò)程,活動(dòng)評估既是整個(gè)活動(dòng)組織管理程序的最后一個(gè)環(huán)節,同時(shí)也是下一個(gè)活動(dòng)組織管理的開(kāi)始。因此可以說(shuō)活動(dòng)后的評估是在為下一次活動(dòng)的組織與管理作準備。
          一、活動(dòng)后的評估跟蹤調查
          活動(dòng)后的評估最常使用的方式是正式的書(shū)面調查。也就是在活動(dòng)結束后馬上就參加活動(dòng)各方的滿(mǎn)意程度進(jìn)行跟蹤調查。當然這種方式由于從活動(dòng)“消費”到調查進(jìn)行之間的時(shí)間間隔較短,所以就可能導致由于參加活動(dòng)的各方還沒(méi)來(lái)得及好好“消化”參加活動(dòng)所帶來(lái)的體驗,不能給出恰當的信息,因此有可能使所得的反饋信息出現偏差。
          二、活動(dòng)前與活動(dòng)后相結合的調查方法
          這種方法特別有助于活動(dòng)組織管理者了解活動(dòng)是否滿(mǎn)足了參與活動(dòng)各方的預期。通過(guò)這種調查方法可以很好地發(fā)現在消費者參加活動(dòng)前對該活動(dòng)的期望與最終所得到的實(shí)際結果之間是否存在“縫隙”,從而有助于活動(dòng)組織管理者要么改善對活動(dòng)所能得到結果的過(guò)高承諾,要么改善有關(guān)組織管理工作以便在下次活動(dòng)中加以改進(jìn),使得那些本應該帶給消費者的體驗等能真正被消費者所“接收”。
          不過(guò),無(wú)論采取哪種評估方式,牢記不要等到活動(dòng)完全結束后才去了解活動(dòng)進(jìn)行的好壞程度,因為如果等到那些參加活動(dòng)的消費者填完調查表的時(shí)候,得到的任何信息對本次活動(dòng)效果的改善已經(jīng)沒(méi)有任何好處了。因此評估必須注意與活動(dòng)進(jìn)程盡可能緊密相隨,能有助于在運行過(guò)程中及時(shí)填補“縫隙”?;顒?dòng)規劃的藍圖如圖3-2所示。

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